Głównym celem naszej Polityki Prywatności jest dostarczenie pełnych informacji na temat sposobu w jaki zbieramy, używamy, przechowujemy, ujawniamy i przetwarzamy dane osobowe użytkowników, kiedy działamy jako administrator danych. Poniżej znajdują się wszelkie informacje odnoszące się do przetwarzania danych osobowych pacjentów w związku
z udzielaniem usług stomatologicznych i ortodontycznych przez ARZ Ortodoncja spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie oraz udzielonymi zgodami dodatkowymi.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Dane osobowe gromadzone są dobrowolnie, na podstawie zgody pacjentów, których te dane dotyczą. Jako podmiot leczniczy jesteśmy jednak, zgodnie z obowiązującym prawem, zobligowani do prowadzenia dokumentacji medycznej, która obejmuje oznaczenie tożsamości pacjenta wraz z jego danymi osobowymi.

W związku z powyższym niepodanie danych osobowych może skutkować odmową rejestracji wizyty, a tym samym udzielenia świadczenia medycznego. Ta sama sytuacja dotyczy również danych osobowych pacjenta przetwarzanych w związku z obowiązkiem podatkowym, ewidencyjnym (rachunkowym), tj. brak możliwości wystawienia faktury/imiennego rachunku.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest ARZ Ortodoncja spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Krzemienieckiej 10 lok. U6 (01-695 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001160645, NIP: 1182301801, REGON: 541139584 oraz do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą pod numerem 000000294655. 

2. Kontakt w sprawie przetwarzania danych osobowych

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o kontakt telefoniczny na numer +48 535 301 826 bądź bezpośrednio w siedzibie administratora danych. 

3. Źródła pozyskiwania danych osobowych

Dane szczegółowe pozyskiwane są od pacjenta w sposób bezpośredni podczas rejestracji
w placówce leczniczej – drogą telefoniczną, e-mailową lub osobiście. W ograniczonym zakresie pozyskiwane są na podstawie umowy współpracy, a także poprzez formularz kontaktowy oraz Tidio Chat (czata na żywo), znajdujące się na stronie www.orthoworld.pl (dalej: Strona). 

Ponadto, dane są zbierane automatycznie podczas przeglądania Strony lub korzystania
z oferowanych usług, za pomocą technologii śledzenia – cookies. Więcej informacji
o korzystaniu ze Strony z plików cookies znajduje się w Polityce Cookies udostępnionej na Stronie.

W celu obsługi zgłoszeń przesyłanych za pośrednictwem strony internetowej, kontaktu telefonicznego z pacjentami, rejestracji wizyt oraz usprawnienia organizacji pracy Administrator korzysta z systemu informatycznego Medidesk (www.medidesk.pl). 

Dane osobowe przekazywane przez użytkowników za pośrednictwem formularzy kontaktowych, formularzy rejestracyjnych lub innych funkcjonalności dostępnych na stronie mogą być przetwarzane przy wykorzystaniu systemu Medidesk przez podmiot świadczący na rzecz Administratora usługi informatyczne i organizacyjne związane z obsługą pacjentów.

4. Zakres pozyskiwanych danych osobowych

1. formularz kontaktowy dostępny na Stronie:
   – imię,
   – adres e-mail,
   – treść wiadomości przesłanej za pomocą formularza,
2. kontakt telefoniczny – dane przekazywane podczas rozmowy telefonicznej są przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia informacji lub umówienia wizyty,
3. rezerwacja wizyt przez stronę znanylekarz.pl – na Stronie dostępna jest możliwość umówienia wizyty za pomocą zewnętrznego systemu znanylekarz.pl. Rezerwacji dokonuje się po przekierowaniu na stronę znanylekarz.pl, zgodnie z zasadami polityki prywatności obowiązującymi u operatora systemu (Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych osobowych przez podmioty trzecie),
4. Live Chat (Tidio) – podczas korzystania z czatu na żywo mogą być przetwarzane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• treść rozmowy.

5. Cele przetwarzania danych osobowych

1. ustalenie, potwierdzenie tożsamości pacjenta przed udzieleniem świadczenia medycznego – art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz § 10 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania,
2. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej – art. 9 ust. 2 lit. h RODO w zw. z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r.
   w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania,
3. realizacja prawa pacjenta związana np. z pozyskiwaniem i archiwizacją oświadczeń,
   w których pacjent upoważnia inne osoby do pozyskiwania informacji odnośnie jego stanu zdrowia bądź odbioru dokumentacji medycznej – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 3 oraz art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta
   i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz § 8 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia
   9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania,
4. prawnie uzasadniony interes administratora przejawiający się opieką na gruncie obsługowym pacjenta, zarządzaniem wizytami (grafiki) – art. 6 ust. 1 lit. b oraz
   f RODO, jako pozyskiwany kontakt telefoniczny/e-mail celem rezerwacji, potwierdzenia, odwołania wizyty, jak również przekazywanie informacji około wizytowych i wszelkiego rodzaju zapytania odnoszące się do stanu zdrowia pacjenta po zabiegu,
5. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
6. prowadzenie KPiR, wykonywanie obowiązków podatkowych – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

6. Komu przekazywane są dane osobowe

W celu zapewnienia zaufania oraz bezpieczeństwa naszych pacjentów, jako podmiot lecznicy jesteśmy zobligowani do dbania o poufność gromadzonych danych osobowych zarówno na płaszczyźnie osobowej, jak również infrastruktury informatycznej. 

Dane osobowe mogą być przekazywane poniższym odbiorcom:

1. uprawnionym pracownikom ARZ Ortodoncja sp. z o.o. za każdym razem rezerwacji wizyty oraz kiedy pacjent decyduje się podzielić z nimi informacjami, 
2. podmiotom wskazanym w art. 26 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz w przepisach ustaw szczególnych,
3. podmiotom współpracującym z podmiotem leczniczym w zakresie świadczonych usług medycznych,
4. zewnętrznym dostawcom usług technicznych i organizacyjnych, np. usługi informatyczne. Zewnętrzni dostawcy będą różnić się w zależności od rodzaju użytkowania. Rodzaje dostawców to:
   • dostawcy usług hostingowych i utrzymania serwerów,
   • dostawcy narzędzi telefonicznych, wideokonferencyjnych lub cyfrowych,
   • dostawcy treści,
   • dostawcy mediów społecznościowych,
   • dostawcy narzędzi do obsługi klienta,
   • Platforma Medidesk,
   • Google LLC (Google Maps, Google Reviews, Google Translate)
   • zewnętrzni konsultanci, audytorzy lub doradcy, 
   • dostawcy usług płatniczych, banki, agencje referencyjne i przeciwdziałające oszustwom,
   • firmy ubezpieczeniowe,
   • firmy IT, które dostarczają nam oprogramowanie, bezpieczeństwo informacji lub podobne usługi, 
   • sądom, organom ścigania i innym organom publicznym w celu spełnienia wymogów prawnych oraz regulacyjnych w przypadku otrzymania zgodnego z prawem wniosku,
   • innym podmiotom w przypadku fuzji, przejęcia lub inwestycji w naszą spółkę lub w przypadku reorganizacji korporacyjnej. Podmioty wymienione w tej sekcji mogą działać jako procesorzy danych lub jako niezależni administratorzy danych,
     w zależności od przypadku. Gdy działają jako procesorzy danych, upewniamy się, że zawieramy odpowiednią umowę o przetwarzanie danych, zgodnie z wymaganiami artykułu 28 RODO i lokalnych przepisów.

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to zgodnie
z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej
o odpowiednim stopniu ochrony (np. EU–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, jeżeli mają zastosowanie.

7. Uprawnienia osób, których dane osobowe dotyczą i w związku z ich przetwarzaniem

1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych (tj. w jakim celu, jakie typy danych osobowych, do jakich odbiorców są one przekazywane, okresy przechowywania, czy przeprowadzane są międzynarodowe transfery danych),
2. prawo do dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO),
3. prawo do korekty danych osobowych, jeśli są one nieprecyzyjne, niekompletne lub nieprawidłowe (art. 16 RODO),
4. prawo do usunięcia danych osobowych, chyba że mamy obowiązek prawny lub prawnie uzasadniony interes do ich przechowywania (art. 17 RODO),
5. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO)
6. prawo do żądania przeniesienia danych osobowych do innego administratora danych (art. 20 RODO),
7. prawo do sprzeciwu wobec naszego przetwarzania danych i tym samym do jego ograniczenia (niektóre dane osobowe są niezbędne do świadczenia usług i sprzeciw wobec ich przetwarzania oznacza brak możliwości skorzystania z usług) (art. 21 RODO),
8. prawo do wycofania wcześniej udzielonej zgody (wiąże się to z ograniczeniem lub niemożnością świadczenia dalszych usług, zaś wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem),
9. prawo do złożenia skargi do organu ochrony danych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

8. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe są przechowywane przez okres od wyrażenia zgody na ich przetwarzanie do czasu żądania usunięcia danych osobowych, a także przez czas wynikający z obowiązujących przepisów prawa. 

9. Linki do innych stron

Na Stronie mogą być umieszczane linki do innych stron, aplikacji czy platform. Po przeniesieniu na zewnętrzną stronę, aplikację czy platformę nie odpowiadamy za treść, bezpieczeństwo czy politykę prywatności tych podmiotów. W przypadku przeniesienia, obowiązują tamtejsze warunki korzystania (w tym polityka prywatności), z którymi zachęcamy do zapoznania się. 

10. Zmiana Polityki Prywatności

Administrator danych może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa lub funkcjonalności Strony.